Запроваджено електронний сервіс проставлення апостилю

Апости?ль(з фр. apostille) — спеціальний штамп апостилюції, що засвідчує дійсність підписів, статусу осіб, печаток; підтвердження підписів і печаток на офіційних документах апостилем робить ці документи чинними в усіх країнах-учасницях Гаазької конвенції.

Україна приєдналась до Гаазької конвенції (яка набула чинності 22 грудня 2003 року) 10 січня 2002 року, 100 держав-учасниць Конвенції, відмовилися у відносинах із Україною від вимоги повної консульської легалізації офіційних документів, і тому Україна перейшла на спрощену процедуру апостилювання.

Відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 4.11.2015 № 890 «Деякі питання забезпечення запровадження електронного сервісу проставлення апостилю», наказу Міністерства юстиції України «Про впорядкування відносин з проставлення апостилю та підготовки документів для їх консульської легалізації» від 11.11.2015 за № 2268/5, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 11.11.2015 за № 1419/27864, із 20 листопада 2015 року здійснюється державна реєстрація апостилів в Електронному реєстрі апостилів (далі – Реєстр), яким запроваджено електронний сервіс проставлення апостилю на офіційних документах, що видаються органами юстиції та судами, а також на документах, що оформляються нотаріусами України, та на всіх інших видах документів, що призначені для використання на територіях інших держав.

Із метою підвищення рівня довіри до офіційних документів України, на яких проставляється апостиль, та з урахуванням статті 7 Конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів, Кабінет Міністрів України затвердив Порядок ведення Електронного реєстру апостилів.

Цей Порядок визначає процедуру проставлення Міністерством юстиції України апостилю та регулює ведення Електронного реєстру апостилів, а також внесення до нього відомостей про апостилі, проставлені в Україні на документах, що видаються органами юстиції та судами, а також на документах, що оформляються нотаріусами України.

Апостиль на офіційних документах проставляється та заповнюється за допомогою програмних засобів Реєстру у формі електронного документу, який містить візуальне зображення зразка підпису (відцифрований підпис) уповноваженої особи, відповідальної за проставлення апостилю, та скріплюється електронним цифровим підписом такої особи. Реєстрація в Реєстрі відомостей про проставлення апостилю здійснюється з метою створення єдиної бази даних відповідних відомостей та спрощення перевірки факту проставлення апостилю і відповідності записів у ньому відомостям Реєстру та полягає у:

– прийнятті документів, формуванні та реєстрації заяви;

– розгляді документів, поданих для проставлення апостилю;

– проставленні апостилю або відмові у його проставленні (протягом 2-х робочих днів, а в окремих випадках до 20 робочих днів);

– видача документів за результатом розгляду заяви.

Плата за надання послуг із проставлення апостилю для громадян України, іноземних громадян та осіб без громадянства складає 3 неоподатковуваних мінімуми доходів громадян (51 грн) та перераховується до загального фонду державного бюджету.

Проставлення апостилю здійснюється за заявою будь-якої особи, яка подає відповідний документ, шляхом її особистого звернення до відділів ДРАЦС або надіслання заяви про проставлення апостилю поштовим зв’язком до Міністерства юстиції України чи його територіальних органів.

До заяви про проставлення апостилю додається оригінал документа, на якому необхідно проставити апостиль, документ про оплату послуги з проставлення апостилю.

Поштовим зв’язком може бути надіслана заява про проставлення апостилю виключно з-за кордону та для проставлення апостилю.

Для проставлення апостилю заявник пред’являє посадовій особі відділу ДРАЦС документ, що посвідчує його особу, та подає оригінал документу, на якому проставляється апостиль, або його копію, засвідчену в установленому порядку; документ про оплату послуги з проставлення апостилю.

Під штампом апостилю, сформованого у формі електронного документу, розміщується додаткова інформація, яка викладається українською, англійською та французькою мовами.

За результатом розгляду заяви та поданих документів для проставлення апостилю посадова особа відділу ДРАЦС, до якого було подано документи шляхом особистого звернення заявника, інформує його, використовуючи контактні дані, зазначені у відповідній заяві.

Посадова особа відділу ДРАЦС, відповідно до Правил проставлення апостилю на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав, затверджених наказом МУЮ № 237/803/5 від 5.12.2003, візуалізує на папері апостиль, сформований за допомогою програмних засобів ведення Реєстру у формі електронного документу, із обов’язковим прикріпленням штампу апостилю марки апостилю.

Марка апостилю виготовляється на самоклеючому папері, має саморуйнівні властивості, що не дозволяють відклеїти її цілою.

Порядком проставлення апостилю на офіційних документах визначено вичерпний перелік відділів державної реєстрації актів цивільного стану України, що надають вищезазначену послугу у Полтавській області, а саме:

Відділ державної реєстрації актів цивільного стану Управління державної реєстрації Головного територіального управління юстиції у Полтавській області;

Автозаводський відділ державної реєстрації актів цивільного стану Кременчуцького міського управління юстиції у Полтавській області;

Відділ державної реєстрації актів цивільного стану Великобагачанського районного управління юстиції у Полтавській області;

Відділ державної реєстрації актів цивільного стану Зіньківського районного управління юстиції у Полтавській області;

Відділ державної реєстрації актів цивільного стану Комсомольського міського управління юстиції у Полтавській області;

Відділ державної реєстрації актів цивільного стану Котелевського районного управління юстиції у Полтавській області;

Відділ державної реєстрації актів цивільного стану Лохвицького районного управління юстиції у Полтавській області;

Відділ державної реєстрації актів цивільного стану по місту Лубни Лубенського міськрайонного управління юстиції у Полтавській області;

Відділ державної реєстрації актів цивільного стану по Миргородському району Миргородського міськрайонного управління юстиції у Полтавській області;

Відділ державної реєстрації актів цивільного стану Новосанжарського районного управління юстиції у Полтавській області;

Відділ державної реєстрації актів цивільного стану Семенівського районного управління юстиції у Полтавській області;

О. Сухоребрик, провідний спеціаліст відділу ДРАЦС Гадяцького районного управління юстиції