Бухоблік під час воєнного стану – як допомагає автоматизація
Воєнний стан перевернув звичні правила ведення бізнесу. Компанії стикаються з новими викликами: зміна локації, робота в умовах обмежень, постійні зміни в законодавстві. Бухгалтерський облік став ще складнішим, а помилки коштують дорожче. Розповідаємо, як автоматизація допомагає не просто вижити, а працювати ефективно.
Нові реалії – нові вимоги
Що змінилося в обліку
Військовий збір зріс до 5%, з’явилися нові звітності, змінилися строки подання документів. Частина підприємств працює дистанційно, інша — змінила юрадресу. Документообіг розтягнувся, а контролюючі органи стали суворішими до порушень.
Найбільші проблеми:
- Розосередження команди – бухгалтери працюють з різних міст, доступ до документів обмежений.
- Зміни в законодавств і- нові норми з’являються щомісяця, важко встигати відслідковувати.
- Ризики втрати даних – паперові документи можуть пошкодитися або загубитися під час переїздів.
Ціна помилки
Штрафи за порушення податкового законодавства не скасували. Навпаки, бюджет потребує кожної гривні. Помилка в розрахунку військового збору чи несвоєчасна подача звітності може коштувати від 17 000 до 34 000 гривень.
Як автоматизація рятує ситуацію
Віддалена робота без втрат
Хмарні рішення дають змогу працювати з будь-якої точки, де є інтернет. Бухгалтер у Львові може вести облік київської компанії, а керівник у Вінниці – контролювати фінанси в режимі реального часу.
Конкретні переваги:
- Усі документи в одному місці, доступ 24/7.
- Автоматичне резервне копіювання – дані не втратяться.
- Розмежування прав доступу – кожен бачить тільки свою частину.
Автоматичне відстеження змін у законодавстві
Програми автоматично оновлюють ставки податків, форми звітностей, алгоритми розрахунків. Не потрібно стежити за кожним наказом Мінфіну – система сама підтягне актуальні дані.
Приклад: Військовий збір автоматично розраховується за новою ставкою 5% з моменту внесення змін у програму. Бухгалтер не ризикує забути про нововведення.
Контроль помилок у режимі реального часу
Автоматизована система перевіряє розрахунки на кожному кроці. Якщо сума не сходиться або не заповнене обов’язкове поле – програма попереджає про помилку ще до подання звітності.
Конкретні рішення для воєнного часу
Мобільні додатки для швидкого доступу
Коли потрібно терміново перевірити баланс чи підписати документ, а комп’ютера під рукою немає — мобільний додаток рятує. Основні функції доступні з телефону.
Електронний документообіг
Паперові документи – це ризик. Електронний документообіг з цифровими підписами дає змогу:
- Підписувати договори дистанційно.
- Отримувати первинні документи від контрагентів миттєво.
- Архівувати все в електронному вигляді.
Інтеграція з банками та держсервісами
Автоматичне завантаження банківських виписок, подання звітності через API, отримання довідок з реєстрів — все це економить години роботи щодня.
Вибір системи: на що звернути увагу
Технічні вимоги
- Хмарне рішення – обов’язково.
- Мобільний додаток – бажано.
- Резервне копіювання – автоматичне.
- Швидкість оновлень – не рідше разу на місяць.
Функціональність
Система має покривати весь цикл: від первинних документів до звітності. Окремі модулі для зарплати, податків, складського обліку – це все можна знайти у популярних продуктах, як, наприклад BAS Бухгалтерія.
Підтримка
Технічна підтримка українською мовою, швидка реакція на проблеми, навчальні матеріали – це не розкіш, а необхідність.
Скільки коштує автоматизація
Хмарне рішення для малого бізнесу – від 500 гривень на місяць. Для середнього підприємства – 2000-5000 гривень. Здається дорого, але порахуймо інакше.
Скільки економить:
- Час бухгалтера – 20-30% на рутинних операціях
- Штрафи – зменшення ризику помилок у 3-5 разів
- Витрати на офіс – можна працювати повністю дистанційно
Приклад розрахунку:
Зарплата бухгалтера – 25 000 гривень. Економія 25% часу = 6 250 гривень щомісяця. Програма коштує 2 000 гривень. Чиста економія – 4 250 гривень щомісяця.
Автоматизація бухобліку в умовах воєнного стану – це необхідність. Компанії, які швидко адаптуються до нових умов, отримують конкурентну перевагу. Автоматизація допоможе не просто пережити складний період, а вийти з нього сильнішими.
